Projektbeispiel: 80% weniger Aufwände durch Prozess-Automatisierung

Warum sich KI-gestützte Prozess-Automatisierung gerade für mittelständische Marketingabteilungen lohnt

Aktuelle Studien zeigen: Unternehmen, die interne Prozesse mithilfe von KI automatisieren, steigern ihre operative Effizienz durchschnittlich um 20–40 %, reduzieren manuelle Tätigkeiten um bis zu 60 % und verkürzen Projektlaufzeiten deutlich. Besonders im Marketing- und Kreativumfeld steigen die Anforderungen an Geschwindigkeit, Transparenz und präzise Abstimmung – ein idealer Bereich für KI-gestützte Prozessautomatisierung.

Kontext und Herausforderung

In diesem von Orlando Noor persönlich durchgeführten Projekt verantwortet ein Unternehmen jährlich mehrere komplexe, mehrstufige Kampagnen mit über 140 beteiligten Standorten, 40 verschiedenen Dienstleistern und einer anspruchsvollen Prozesskette.

Die IST-Analyse zeigte deutliche strukturelle Engpässe:

• Hohe manuelle Last in Kommunikation, Datenerfassung und Zuordnung:
  E-Mails zwischen Regionalstrukturen, manuelle Excel-Pflege, fehlende Standardisierung
• Fehlende Automatisierung in Angebots- und Rechnungsabgleich:
  Händische Zuordnung zu Standorten, Statuspflege, Dateiumbenennung
• Keine zentrale Datenbasis für Projektstatus, Kennzahlen und Controlling:
  Verteilter Datenstand, keine Echtzeit-Übersichten
• Aufwändige Dokumentation am Projektende:
  PowerPoint manuell befüllt, bis zu 150 Folien per Copy & Paste

Ziel war es, die Effizienz deutlich zu erhöhen und somit ein ausgewogenes Wertschöpfungs-Verhältnis zwischen Kreation und Administration herzustellen.

Ansatz zur KI-Integration

Die Umsetzung erfolgte auf Basis der einzelnen Projektphasen innerhalb der Kampagnen — mit einer Datenzentrale und einer Automatisierungs-Plattform.

• Phase 1 – Teilnahme- und Datenabfrage:
  Ziel: Verlässliche Datenerfassung aller Standorte und automatische Kommunikation.
• Phase 2 – Angebotsphase:
  Ziel: Automatisierte Erfassung und Zuordnung von Kostenvoranschlägen.
  
• Phase 3 – Controlling:
  Ziel: Automatisierter Abgleich Angebot ↔ Rechnung ↔ Umsetzung.
• Phase 4 – Dokumentation:
  Ziel: Automatische Erstellung einer standardisierten PowerPoint-Präsentation.

Ergebnisse und Wirkung

Die vierstufige Lösung führte zu messbaren Veränderungen:

• 80% Automatisierungsgrad über die gesamte Prozesskette
• Deutliche Entlastung der Projektleitung in Kommunikation, Zuordnung und Controlling
• 14 Personentage initialer Setup-Aufwand, dann nahezu vollautomatisierter Betrieb
• Echtzeit-Dashboards für Status, KPIs und Abweichungen
• Standardisierte Dateien und bessere Fehlervermeidung durch Parsing, Relationen und Automatik
• Skalierbarkeit für zukünftige Kampagnen, ohne zusätzliche Ressourcen

Die größte Wirkung entstand durch die Kombination aus:

• zentraler Datenhaltung,
• orchestrierter Automatisierung,
• automatisiertem Dokumentenhandling.

Einschätzung

Dieses Projektbeispiel zeigt, wie mittelständische Organisationen mit komplexen Projektstrukturen durch KI-gestützte Prozessautomatisierung massive Effizienzgewinne realisieren. Entscheidend ist nicht eine einzelne Automatisierung, sondern die Verknüpfung aller Prozessschritte zu einem konsistenten Workflow von Ende zu Ende.

Das Projekt beweist, dass selbst umfangreiche, historisch gewachsene Abläufe in kurzer Zeit transformiert werden können — mit unmittelbarer Wirkung auf Kosten, Transparenz und Qualität.

Das zentrale Erfolgsprinzip:
KI und Automatisierung übernehmen Struktur, Zuordnung, Kontrolle und Dokumentation — das Team fokussiert sich auf Steuerung und wertschöpfende Aufgaben.

Kontaktieren Sie uns, wenn Sie eine Analyse Ihrer Marketing-Prozesse wünschen — wir zeigen Ihnen, wo und wie Sie mit KI sparen können, ohne Kreativität und Qualität zu opfern.